Data & Workflow · QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HÓA CHUẨN
Drive → Google Sheet Đồng Bộ
Tự động phân loại tài liệu mới tải lên Drive và cập nhật báo cáo trạng thái vào bảng tính thời gian thực.
Cấu trúc luân chuyển dữ liệu
Quy trình được thiết kế dạng pipeline chuẩn hóa. Bạn chỉ cần nạp dữ liệu ở khâu bắt đầu, toàn bộ các bước còn lại được tự động xử lý và trả về kết quả đích.
- Đầu vào (Input): Nhân viên hoặc khách hàng tải tài liệu, hợp đồng, hình ảnh lên thư mục dùng chung.
- Đầu ra (Output): Bảng tính luôn luôn phản ánh chính xác 100% kho tài liệu đám mây mà không cần rà soát thủ công.
- Số lượng mắt xích: 3 bước tự vận hành tuần tự.
Từ kích hoạt đến phân phối kết quả
Mỗi bước được trang bị cơ chế kiểm tra lỗi tự động và đồng bộ thời gian thực.
Quét thư mục Google Drive
Hệ thống kiểm tra các tệp mới xuất hiện trong thư mục theo chu kỳ 1 phút một lần.
Trích xuất metadata và phân loại
Lấy tên tệp, dung lượng, thời gian tải và phân loại tài liệu vào danh mục tương ứng.
Ghi dòng mới vào Google Sheets
Thêm một hàng mới vào bảng tổng hợp với đường dẫn xem nhanh và trạng thái 'Chờ xử lý'.
Các thành phần cấu thành nên quy trình này
Quy trình này giải phóng công việc cho ai?
Quản lý lịch đăng bài cho hàng chục fanpage và tài khoản dễ nhầm lẫn
Dữ liệu giữa bán hàng, kho và kế toán phải nhập tay nhiều lần trên Excel
Khối lượng tài liệu, báo cáo và quy trình nội bộ khổng lồ xử lý thủ công